Las reuniones son la columna vertebral cualquier sistema organizativo. Además, condicionan nuestra forma de trabajar, nuestra felicidad o infelicidad profesional, la calidad de las relaciones humanas, la salud laboral de la organización y, más allá del trabajo, tienen un impacto directo en nuestra vida personal y familiar. Sin embargo, en general, encuentro que las reuniones se perciben como el mal necesario de una jornada laboral o como un pequeño calvario por el que hay pasar.
En realidad, una reunión es una muestra de cómo funciona una organización, una metáfora de la gestión general de la entidad. Lo que sucede es que en muchas ocasiones no nos han enseñado a trabajar en equipo (donde reunirse es la forma más sencilla de intercambiar información) y hemos aprendido a reunirnos por la imitación de otros modelos en los que hemos participado.
Me gustaría centrarme en diez ideas clave que quizás puedan ayudarte a mejorar la calidad de tus reuniones de equipo:
1. Fija una hora de finalización: No es lo mismo decir quedamos a las nueve para reunirnos, que decir quedamos de nueve a diez para reunirnos. Una reunión se expande en el tiempo hasta el límite que tú definas.
2. Trabaja con orden del día: Haz lo posible porque todos los participantes en la reunión dispongan de un orden día con el tiempo suficiente para que puedan saber de qué va a hablarse y prepararse la reunión adecuadamente.
3. No mezcles temas: Distingue entre aspectos tácticos, del día a día, de temas de carácter estratégico que son mucho más estructurales. Por ejemplo, si estás una reunión semanal de seguimiento de tareas para tomar decisiones cotidianas, no puedes abordar temas de fondo de la entidad que necesitarán con toda seguridad una reunión monográfica mucho más larga. Mezclar temas tácticos con estratégicos suele ser uno de los errores más comunes en las reuniones.
4. Discute: Es complejo de explicar, pero discutir debe el fin principal de cada reunión. Por supuesto, distinguiendo el debate ideológico del ataque personal. Considera que lo que no se dicen en las reuniones, se habla por los rincones. Y la falta de lealtad a los miembros de un equipo es lo que corroe a las organizaciones y las drena la energía mediante infinidad de conversaciones estériles.
5. Levanta un acta en tiempo real: Alguna persona podría tener el cometido de recoger un acta con, al menos, tres aspectos principales; qué se decide sobre un tema, quién es la persona encargada de ese asunto y, la más importante, cuál es el plazo límite para finalizarlo.
6. Crea un rol para el control del tiempo: Una persona puede encargarse de “cantar” el tiempo cada 15 minutos (las nueve y cuarto, las nueve y media…) Aunque esto pueda parecer trivial suele crear conciencia en el equipo sobre la autogestión del tiempo. Y, además, incorpora hábitos de respeto al tiempo asignado a la reunión.
7. Crea un rol de impulso de la toma decisiones: Otra persona puede encargarse de impulsar la toma de decisiones o de reconducir los temas cuando el equipo se dispersa o trata temas de carácter personal.
8. Mantén las reuniones contra viento y marea: El poder de la continuidad es la clave del éxito de cualquier equipo. No puedes gestionar tu tiempo, pero puedes gestionar tus prioridades. Considera la falta de continuidad de las reuniones como un indicador de que algo va mal en tu organización.
9. Finaliza las reuniones con un repaso: Es fundamental que finalices cada reunión tratando de aportar claridad en la comunicación. Para ello una sugerencia es que repaséis los acuerdos a los que habéis llegado y cómo van a comunicarse al resto del personal de la organización. De este modo, se construye un lenguaje común para la comunicación dentro del equipo.
10. Comparte la reunión con el equipo: inmediatamente después de la reunión, la persona encargada del acta en tiempo real manda el acta por correo electrónico a todos los miembros del equipo.
En conclusión, si cuidas tus reuniones estás cuidando la salud de tu organización que es uno de los aspectos más importante para tus relaciones laborales y, en consecuencia, estarás dando calidez a tu vida y la de los demás.
Publicado en la revista Aquí.